Nos environnements de travail sont devenus très majoritairement basés à domicile en raison des restrictions liées à la pandémie, et pour de nombreuses organisations il semble que ce nouveau modèle soit plus ou moins définitif. Cependant, loin d'être obsolète, le bureau est un espace précieux qui stimule le dynamisme de la collaboration, la pensée novatrice et le potentiel de résolution des problèmes. Pour amplifier ces caractéristiques, revitaliser les espaces de travail dans une optique formatrice, qui vise aussi à favoriser les échanges inter organisationnels, s’avère essentiel. Dans le contexte post-pandémique, le bureau hybride permet de répondre précisément à ces nouveaux impératifs.

Le travail à distance a permis de mettre en lumière les processus vitaux que favorise un espace de bureau. Nos recherches ont montré que la plupart des entreprises ont été favorablement surprises par la transition de leurs équipes vers le télétravail pendant la pandémie. Toutefois, si leurs craintes initiales d'une baisse de la productivité se sont au final révélées infondées, des aspects moins évidents sont apparus avec le temps, comme l'importance des échanges informels. Des interactions dont l’importance est maintenant bien comprise, bien que nous ayons apparemment dû en faire le deuil.

Alors que le travail et les réunions individuelles pouvaient se dérouler en ligne sans trop de perturbations, les interactions moins formelles que permettent les espaces de bureau étaient plus difficiles à transférer dans le cadre virtuel. Nous avons constaté que la discussion spontanée à la machine à café ou la rencontre fortuite entre deux rendez-vous programmés était bien plus importante qu'on ne le pensait auparavant.

Loin d'être étrangères au succès organisationnel, nos recherches ont révélé que les moments de connexion informels et spontanés permettaient aux collègues d'échanger un volume important d'informations liées au travail. Bien qu'ils soient souvent considérés comme une "perte de temps", ces moments impliquent un apprentissage informel mais précieux et incitent même à la résolution de problèmes ainsi qu’à une collaboration innovante. Il a donc été constaté que ces "moments de sérendipité" dans la vie quotidienne d'une organisation la lient et la font avancer.

En gardant cela à l'esprit et en regardant au-delà des restrictions liées à la pandémie, les organisations doivent maintenant se demander comment le bureau doit changer pour faciliter un plus grand nombre de ces moments fortuits. Avec toujours plus d'équipes qui choisissent de travailler régulièrement à distance, il est clair que l'aménagement des lieux de travail doit changer, mais comment le bureau de demain pourrait-il offrir à la fois un refuge et une stimulation pour la réflexion, la productivité et la collaboration.

Nous avons identifié trois moyens qui, ensemble, pourraient donner naissance au bureau hybride du monde post-pandémique. Le bureau hybride est un bureau qui offre un espace pour les moments humains ; où l'échange relationnel spontané est encouragé pour favoriser la collaboration et l'innovation. C'est aussi l'espace où un travail de collaboration étroite peut se produire et où des efforts individuels peuvent être déployés vers des objectifs communs.

Bureau hybride, la place de travail de demain

 

  1. Conçu autour de "moments humains". L'échange collégial est précieux pour le soutien qu'il apporte et le travail qu'il peut alimenter. C'est pourquoi un espace conçu pour encourager activement la reconnexion et la collaboration s’avère vital. Le siège du Comité international olympique (CIO) à Lausanne, en Suisse, est un exemple de la manière dont l'absence de contraintes structurelles permet d'adapter l'espace aux besoins changeants de ses occupants.
  2. Il est destiné à encourager la collaboration. Une équipe disparate doit se sentir inspirée et motivée pour revenir au bureau. C'est pourquoi nous devons repenser notre façon de gérer les équipes dans cet espace. Plutôt que de désapprouver les discussions spontanées, le bureau et son équipe de direction doivent les encourager activement et en faire le moteur d'initiatives positives. La collaboration peut bien se faire en ligne, mais la discussion libre qui la suscite ne peut avoir lieu qu'au bureau.
  3. Avec l'aide de la technologie. L'intelligence artificielle (IA) peut aider à planifier et concevoir le bureau hybride en identifiant la manière dont l'espace est utilisé. Le fait de déterminer où se déroule le travail individuel et où les gens semblent se réunir pour des conversations en petits groupes peut aider à modifier les flux vers ces espaces. A noter, ces conversations spontanées peuvent être propices à des discussions qui déclenchent la collaboration ou permettent de résoudre des problèmes.

Le dynamisme collaboratif que le bureau fournit ne peut être reproduit en ligne mais il peut être amplifié in situ. En réaménageant un espace de bureau pour refléter le changement significatif qui s'est produit dans nos vies professionnelles, les organisations prospères signaleront leur volonté de s'adapter et de transformer efficacement le bureau en un espace d'échange, un point de rencontre où les relations, les idées, les plans et la productivité sont renforcés et mis en place.

John Weeks est professeur de leadership à l'IMD. Mahwesh Khan est associée de recherche à l'IMD.

Pour en savoir plus sur la recherche de l'IMD, vous pouvez vous référer à l’édition HBR (en anglais) ici.